Was ist ERP? Definitionssache!

Enterprise-Resource-Planning

Viele reden über ERP. Man muss jedoch genauer hinschauen, was gemeint ist – sonst gibt es schnell Missverständnisse. ERP bedeutet „Enterprise-Resource-Planning“ und hat sich als Oberbegriff etabliert für Unternehmenssoftware, die in allen möglichen Fachbereichen eingesetzt wird.

Als ganz grobe Einteilung arbeiten wir mit folgendem Raster:

  • CRM = Kundenbeziehungs-Management, d.h. alles, was vor der Auftragserteilung passiert, sowie After-Sales-Aktivitäten wie Beschwerdemanagement
  • Order-To-Cash = Kernprozesse der Auftragsabwicklung, inklusive Kundenservice und Debitorenbuchhaltung, enge Verzahnung mit Logistik
  • Logistics = alles, was im internen oder externen Lager passiert: Palletten, Verpackung, Transport, aber auch Nachschub, Umlagerungen und Inventur
  • Manufacturing = Fertigung im weitesten Sinne, inklusive Bedarfsplanung und Qualitätssicherung/Labor
  • Procure-To-Pay = Externe Beschaffung von Rohstoffen, Handelswaren und Dienstleistungen inklusive der Kreditorenbuchhaltung
  • Human Resources = Personalwirtschaft, Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Reisekosten, Weiterbildung
  • Finance = Buchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenwirtschaft, Budgetplanung, Ergebnisrechnung

Diese Prozesse werden entweder gesamthaft in einer integrierten ERP-Software wie SAP, Navision, Axapta, Netsuite oder Infor abgebildet. Oder aber es handelt sich um diverse Einzel- und Subsysteme, die miteinander manuell oder ĂĽber Schnittstellen abgeglichen werden. Schnittstellen zu externen Partnern (Kunden, Lieferanten und Dienstleistern) spielen eine zunehmend wichtige Rolle fĂĽr optimierte automatische Prozesse in der digitalisierten Wirtschaft.

CRM

Vor allem bei dienstleistungsorientierten Unternehmen stehen die Bemühungen zur Auftragsgewinnung im Vordergrund. Beispielsweise werden Aufträge durch individuelle Kontakte generiert: über Veranstaltungen, Gespräche, Telefonate, E-Mail-Kontakte und persönliche Empfehlungen.

Wenn Kunden uns online finden sollen, dann steht Suchmaschinenoptimierung (SEO) im Vordergrund. Inbound Marketing bedeutet, dass der Kunde sich zuerst umfassend online informiert und erst sehr viel später das Unternehmen kontaktiert. Diese Auftragsanbahnung über Kontakte wird in einem CRM System verwaltet.

Zu einem vollständigen Bild über die Kundenbeziehung gehören aber auch Informationen über Beschwerden und Änderungswünsche. Häufig werden Retouren- und Garantieprozesse auch operativ in einem CRM abgewickelt.

Im direkten Dialog mit den Kunden lässt sich sehr viel Vertrauen schaffen. Hier sind innovative Themen wie Dialogmarketing, d.h. Präsenz in Sozialen Medien (Instagram, facebook, Twitter), eine Möglichkeit zur Alleinstellung, die bereits viele Unternehmen mit B2C-Schwerpunkt sehr erfolgreich nutzen.

Order-To-Cash

Mit dem Auftragseingang beginnt der eigentliche ERP-Kernprozess. Dabei sieht die Auftragsabwicklung für Dienstleistungen vollkommen anders aus als die für eigene Produkte oder Handelsartikel.

Wenn es um physische Waren geht, müssen logistische Vorgänge angestoßen werden, die inzwischen häufig an einen Lagerdienstleister ausgelagert sind. Verfügbarkeit und Terminierungmüssen abgestimmt, dem Kunden zugesichert und möglichst eingehalten werden. Aber auch die Preisfindung kann von zahlreichen Faktoren abhängen und schon bei Standardartikeln recht komplex werden: in der Vertriebspraxis werden Staffelpreise, Bonusabsprachen oder Aktionsrabatte vereinbart und idealerweise im System hinterlegt zur automatischen Preisberechnung.

Beim Versand muss die Chargenverfolgbarkeit sichergestellt werden. Die Schnittstellen zum Lagerdienstleister müssen laufen. Und schließlich muss die Ware pünktlich beim Kunden eintreffen, ggf. unter Beachtung von Lieferfenstern, und die Rechnung muss mit korrekten Zahlungsterminen und Beträgen möglichst automatisiert erstellt und übermittelt werden.

Haben wir eine eigene Fertigung, die wir im ERP abbilden wollen? Oder betreiben wir ein reines Handelsgeschäft, ggf. als lokales Tochterunternehmen oder Ländergesellschaft eines großen Herstellers?

Sind die Produkte standardisiert? Dann werden wir in der Regel ab Lager liefern und können Kundenwünsche kurzfristig bedienen. Oder haben wir es mit hochkonfigurierten kundenindividuellen Produkten zu tun. Dann werden die Produkte erst nach der Auftragserteilung kundenindividuell gefertigt. Auch die Preisfindung erfolgt in diesem Fall konfigurationsabhängig über separate Angebote, idealerweise im Self-Service über einen vorgeschalteten Webshop.

Logistics

Sofern die Lagerwirtschaft nicht an einen externen Dienstleister ausgelagert wurde, werden die logistischen Prozesse unternehmensintern gesteuert und im eigenen IT-System abgebildet. Kommissionierlisten und andere Lageraufträge werden generiert: auf Papier gedruckt oder papierlos/mobil. Die Rückmeldung erfolgt per Scan oder manuell. Gegebenenfalls werden externe Systeme angebunden, zum Beispiel ein Lagersteuerrechner für ein vollautomatisches Hochregallager.

Manufacturing

Die Produktionsplanung und Fertigungssteuerung erstreckt sich von der simplen Montage oder BĂĽndelung zu Verkaufs-Kits, bis hin zur mehrstufigen und variantenreichen Fertigung.

Die Bedarfsplanung erfolgt entweder 1:1 zu den eingegangenen Ist-Aufträgen, oder (bei Losgrößenbeschränkungen oder langdauernden Produktionszyklen) auf Basis einer Langfristplanung.

Der Nachschub wird abhängig vom Produkt als Selbstbedienung im Handlager, über Kanban oder über angeforderte Lagerbewegungen generiert. In der Prozessfertigung erfolgt der laufende Produktionsnachschub über Pipelines.

Die Qualitätsprüfung kann an jedem Punkt im Prozess stattfinden: Wareneingangskontrolle der Rohstoffe, Endkontrolle vor Versand – oder eben produktionsbegleitend, wenn z.B. bei Mischungen die chemischen Eigenschaften des Produkts gemessen und ggf. nachgesteuert werden.

Procure-To-Pay

Die externe Beschaffung beruht auf strategisch geschlossenen Rahmenverträgen oder Lieferplanvereinbarungen, um das Preis- und Verfügbarkeitsrisiko möglichst gering zu halten.

Bestellvorschläge werden manuell oder automatisch (aus der Bedarfsplanung) generiert und müssen in einem Genehmigungs-Workflow freigegeben werden. Eingangsrechnungen werden gegen Wareneingangsmeldungen bzw. Leistungsnachweise auf Korrektheit geprüft und genehmigt.

Human Resources

Mitarbeiter-Stammdaten, inklusive vertraglicher Vereinbarungen, Gehältern und Karrierestufen werden hinterlegt. Aus der Arbeitszeiterfassung ergeben sich Krankheits-, Urlaubs- und Überstundenstände. Bei Geschäftsreisen und Außendienstlern werden Reisekosten erfasst und abgerechnet. Schließlich können persönliche Entwicklungsziele und Weiterbildungsmaßnahmenverwaltet und überwacht werden.

Finance

In der Finanzbuchhaltung laufen alle Transaktionen zusammen: Einkauf und Verkauf, Fertigung und Lohnabrechnung lösen jeweils individuelle Buchungsvorgänge aus.

Monatsabschlüsse, Bilanz und GuV müssen erstellt werden. In der Kostenrechnung und Ergebnisrechnung wird die Profitabilität einzelner Produktsparten oder Kundengruppen analysiert. Budgets fürs nächste Jahr werden erarbeitet und hinterlegt.

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