Auch in global operierenden Konzernen gibt es kleine Standorte, die keine eigene IT-Abteilung mit Serverpark und Rechenzentrum unterhalten. Da auch die Anbindung an unternehmensinterne Systeme durchaus aufwändig ist, nutzen Unternehmen daher zunehmend externe Cloud-Lösungen, die keine IT-Infrastruktur benötigen, sondern einfach den bestehenden Internet-Zugang nutzen. Die Benutzer rufen über den Browser eine gesicherte Login-Seite auf und können dort nach Authentifizierung in einer Anwendung arbeiten, die weltweit an jedem Standort in gleicher Form verfügbar ist.
Arbeitssicherheitsprozesse unterschiedlicher Standorte zu einem Standard zusammenführen
So auch bei BP Lubricants (Castrol). Die Aufgabe war, für 25 kleine Produktionsstandorte weltweit eine standardisierte Vorgehensweise in der Arbeitssicherheit einzuführen. Dazu sollte der standardisierte „Control-of-Work“-Prozess der BP-Gruppe genutzt werden. Diesen hatten wir in den Jahren zuvor als SAP-Projektlösung für Raffinerien und Petrochemische Anlagen integriert. Das SAP Add-On kam jedoch für die kleinen Castrol-Standorte auf Grund der IT-Infrastruktur nicht in Frage.
Unterschiedliche lokale Vorgehensweisen im Freigabeverfahren (auf Papier, mit Excel oder anderen Software-Lösungen) sollten zusammengeführt werden auf einem System, das alle nutzen.
Zudem bestand die Anforderung, sämtliche lokale Sprachen, inklusive Chinesisch, Hindi und Thai, zu unterstützen. Dies ist im Browser kein Problem – das traditionelle SAPgui stößt hier hingegen an seine Grenzen.
Globaler Zugriff aufs selbe System über den Browser
Mit einer Überführung der bereits erprobten „Control of Work“-Funktionalität ins Web konnten wir diesen Anforderungen gerecht werden. In einem mehrtägigen Projektworkshop mit Kunden-Experten aus drei Kontinenten stiegen wir intensiv in die bestehende Funktionalität ein. Gemeinsam erarbeiteten wir eine vereinfachte und stringente Spezifikation für unsere Cloud-Lösung.
Der Startschuss fiel im Oktober 2014. Seither sind die ersten Standorte in SARA produktiv. Weitere Standorte wurden nach und nach aufgeschaltet, weitere Sprachen folgten, bis schließlich nach etwa einem Jahr 25 Standorte mit 15 Sprachen und über 700 Benutzern SARA nutzten.
Die Umsetzung der internen Sicherheitsrichtlinien von BP konnte mit SARA effizient realisiert werden. Nur durch standardisierte Vorgehensweisen und die Katalogisierung von Tätigkeiten, Gefährdungen und Schutzmaßnahmen lassen sich globale Standards einführen und deren Einhaltung überwachen. Lokale Intransparenzen gehören aufgrund der durchgängigen Mehrsprachigkeit des Tools der Vergangenheit an. So kann z.B. ein englischsprachiger Experte eine Gefährdungsbeurteilung auf Englisch durchführen. Der daraus resultierende Freigabeschein wird jedoch in der Sprache des lokalen Ausführenden gedruckt, z.B. in Hindi oder Thai.
Reibungslose Software-Einführung
Die Einführungen verliefen äußerst reibungslos und führten zu einer hohen Kundenzufriedenheit. Die regelmäßig durchgeführten Updates werden von uns eingespielt, ohne dass die User ihre Arbeit unterbrechen müssen. Schließlich wird ein global eingesetztes System auch 24 Stunden täglich und 7 Tage in der Woche genutzt! Die internen Support-Strukturen funktionieren aufgrund der Train-the-Trainer-Schulungen einwandfrei.
„Dass wir so wenige Fehlerfälle und Supportanfragen haben, liegt vor allem an der übersichtlichen, selbsterklärenden Gestaltung und der robusten Code-Architektur“, erklärt Produktmanagerin Sarah Nagel. „Der Kunde kann die meisten Anfragen selber lösen und erzielt daher eine große Arbeitserleichterung. Wenn doch einmal etwas auffällt, können wir meistens sehr schnell helfen. Beides führt zu einer hohen Nutzerzufriedenheit“.
Insgesamt können wir mit Stolz von uns sagen, dass wir einen global aufgestellten Kunden glücklich gemacht haben, indem wir ihm für eine kritische Kernfunktion eine schlanke und effiziente Lösung geliefert haben.