Frühjahrsputz in der IT: Warum auch der Mittelstand groß aufräumen sollte

Vor kurzem haben wir an dieser Stelle darüber geschrieben, wie wichtig ein gründlicher Frühjahrsputz in der IT sein kann. Und die CIOs großer Unternehmen sind sich der Bedeutung aufgeräumter Applikationslandschaften in der Regel auch durchaus bewusst.

Doch wie sieht das in kleineren Unternehmen aus? Die Applikations-Portfolio-Rationalisierung ist ein Großprojekt, das Unternehmen kleiner und mittlerer Größe häufig zu umfangreich erscheint. Alleine der Name klingt schon nach viel Zeit, Geld und Ressourcenbedarf. Doch auch im häufig eher kostengetriebenen Mittelstand sollte man sich mit der Notwendigkeit eines Frühjahrsputzes auseinandersetzen – und sich von dem sperrigen Begriff nicht abschrecken lassen. Denn unabhängig von der Größe darf in jedem Unternehmen hin und wieder aufgeräumt werden.

Alles ist relativ

In einer Villa mit 4 Bädern dauert der Frühjahrsputz deutlich länger als in einer 2-Zimmer-Wohnung. Dasselbe gilt natürlich auch für das Großreinemachen in der IT: Je größer das Unternehmen, desto umfangreicher in der Regel auch die Applikationslandschaft. Und so ist der Aufwand für ein Aufräumprojekt in einem kleineren Unternehmen natürlich nicht mit dem Großaufwand in einem internationalen Konzern zu vergleichen.

Lohnt sich das?

Wenn nun die IT-Landschaft gar nicht so umfangreich ist – lohnt sich das Projekt denn trotzdem? Ja, ganz sicher lohnt es sich. Wenn Sie nicht überzeugt sind, dass Sie genügend Baustellen finden, stellen Sie sich doch einfach mal Ihren persönlichen Rechner oder Laptop vor. Überlegen Sie sich, wann Sie den zuletzt aufgeräumt haben – und was dabei an ungenutztem Ballast zusammenkam. Ungenutzte Anwendungen und „verlorene“ Daten hat jedes Unternehmen – die meisten wissen nur nichts davon, weil sie nicht so genau hinschauen.

Sparpotenziale

Wenn man den Staub in der Ecke nicht sieht, heißt es aber nun mal nicht, dass er nicht da ist. Und die Erkenntnis, dass Sie die Anwendungen C und E eigentlich gar nicht bräuchten und sie genauso gut abschalten können, spart bares Geld. Zum Beispiel in Sachen Wartung und Aktualisierung – genauer sind wir auf diesen Punkt bereits in unserem ersten Artikel zum Thema eingegangen. Noch entscheidender als für Großunternehmen mit einer eigenen IT-Abteilung kann für KMU der zweite dort genannte Aspekt sein: die Know-how-Konsolidierung. Denn wenn ohnehin nur wenige Mitarbeiter die IT verantworten, ist der Punkt, an dem veraltete Technologien nur noch von einem letzten Mitarbeiter verstanden werden, viel schneller erreicht. Ein guter Grund, mit der Architektur auch technisch auf dem Laufenden zu bleiben.

Überblick gewinnen

Übrigens: Selbst wenn Sie unerwarteterweise im Zuge eines gründlichen Frühjahrsputzes keine Staubansammlungen in der Ecke bzw. ungenutzte Applikationen im System finden sollten, kann die Aufräumaktion enorme Vorteile mit sich bringen. Denn eines tun Sie dabei in jedem Fall: Sie schauen genau hin. Und bekommen einen guten Blick dafür, welche Systeme in Ihrem Unternehmen welche Daten handhaben, von wem genutzt werden und wie ineinander greifen. Hierüber eine aktuelle und detaillierte Übersicht zu haben, ist unter anderem für einen Schritt von besonderem Wert, der gerade für den Mittelstand derzeit sehr interessant ist: dem Schritt in die Cloud.

Umzug in die Wolken

Wer Daten und/oder Prozesse in Cloud-Applikationen auslagern möchte, muss vorher genau wissen, welche Daten, welche Geschäftsvorfälle und welche Abteilungen das betrifft und welche Schnittstellen dabei zu berücksichtigen sind. All das finden Sie bei der Bestandsaufnahme heraus, die erster Schritt des Frühjahrsputzes ist.

Da Cloud-Lösungen unter anderem aufgrund ihrer flexiblen Skalierbarkeit insbesondere für KMU hohe Einsparpotenziale mit sich bringen, kann es garantiert nicht schaden, wenn Sie im Rahmen des Großreinemachens evaluieren, welche Prozesse und Daten sich wie, wozu und unter welchen Bedingungen in Cloud-Applikationen auslagern lassen könnten. Und damit gegebenenfalls schon den ersten Schritt auf die Leiter Richtung Wolke gehen.

Partner suchen

Ordnung und Übersicht in die unternehmenseigene Applikationslandschaft zu bringen, ist also für alle Unternehmen wichtig, unabhängig von ihrer Größe. Wenn dafür in kleineren Unternehmen weniger Budget zur Verfügung steht, ist es umso entscheidender, dass der Frühjahrsputz möglichst gut geplant und die Zuständigkeiten klar verteilt werden, damit er möglichst effizient und reibungslos über die Bühne geht.

Suchen Sie sich deshalb am besten einen Partner, der sich mit der Rationalisierung von Applikationsportfolios auskennt und schon den einen oder anderen Frühjahrsputz begleitet hat. Dann können Sie sicher sein, dass die Vorteile den Aufwand wieder aufwiegen. Und dass sich nicht nur die Datenströme, sondern auch die Mitarbeiter im frisch aufgeräumten Unternehmen noch besser zurechtfinden als vorher.