Anwendungen für Verwaltung und Kalkulation

Wo überall wird eigentlich gerechnet, geplant und verwaltet?

Im Alltag der meisten Unternehmen werden in den verschiedensten Bereichen Dinge berechnet, geplant oder verwaltet. Meistens geht es hier darum, Ressourcen optimal zu nutzen und einzusetzen oder aber Daten zu verwalten, für interne Zwecke auszuwerten oder in aufbereiteter Form an Kunden oder Partner zu übermitteln.

Gerade in den Bereichen der Buchhaltung, des Controllings oder der Budget- und Projektplanung ist es wichtig, Einnahmen, Ausgaben, Fixkosten, Darlehen etc. im Blick zu haben und diese in Relation zu anderen Ebenen oder Ressourcen zu setzen, um Erkenntnisse aus diesen Werten zu gewinnen und Einsparungspotentiale zu erkennen. Aber auch in den Abteilungen Vertrieb und Kundenservice spielen Zahlen eine Rolle, etwa bei der Erstellung von Angeboten, welche ja in einer möglichst ansprechenden und professionellen Form beim Kunden ankommen sollten.

Für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens ist es von großer Bedeutung, Ressourcen möglichst sinnvoll einzusetzen und Daten so zu verwalten, dass ihre Existenz einen Mehrwert darstellt. Ressourcen, die verschwendet werden, stellen ein unter Umständen existenzgefährdendes Problem dar. Ebenso lohnt es sich nicht, Zeit in das Sammeln und Archivieren von Daten zu investieren, wenn diese nicht entsprechend genutzt und ausgewertet werden (können), um hierdurch ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Eine große Herausforderung: trotz Komplexität den Überblick bewahren

Häufig sind Daten, Zahlen, Ressourcen und Unternehmensprozesse so eng und vielschichtig miteinander verwoben, dass es nicht einfach ist, die Bezüge zwischen diesen verschiedenen Dimensionen zu erfassen und sichtbar zu machen. Es kann leicht passieren, dass man den Überblick angesichts dieser Komplexität verliert. Zudem kommt es oft zu Reibungsverlusten, wenn die Abläufe nicht optimal aufeinander abgestimmt sind und harmonieren.

Wo war noch gleich die aktuellste Vorlage?

Gerade in vielen mittelständischen Unternehmen ist es noch an der Tagesordnung, den Alltag mit Excel-Tabellen, Word-Vorlagen oder großen Papier-Kalendern zu meistern. Zum Bewältigen der verschiedenen Anforderungen werden immer wieder neue Vorlagen erstellt, die meist nach einiger Zeit wieder hinfällig sind, da sich neue Fälle ergeben, die vorher noch nicht berücksichtigt wurden. Zudem kommt es gerade im Bereich der Kalkulationen zu einer sehr „flachen“ Abbildung von Vorgängen, bei der die Beziehung zu anderen Ebenen wie Zeit, Raum etc. nicht dargestellt werden kann und auf der Strecke bleibt. Dies bedeutet, dass es immer eines kompetenten Mitarbeiters bedarf, der stets alles im Blick hat und Gefahren oder Fehlentwicklungen frühzeitig erkennt.

Die Nachteile einer solchen Arbeitsweise liegen auf der Hand:

  • unpraktisch und zeitaufwendig
  • unübersichtlich
  • optisch meist unschön und unprofessionell
  • Fehleranfälligkeit, je mehr Mitarbeiter damit arbeiten
  • Suchen nach der aktuellsten Version
  • Auswertung schwierig
  • ortsgebunden
  • rückständig, wenig nachhaltig und zukunftsfähig

Unternehmensprozesse durch Software steuern und erleichtern

Aus den oben aufgelisteten Nachteilen ergibt sich, warum es sich anbietet, wichtige Unternehmensprozesse durch Software abzubilden. Für große Unternehmen stellt SAP hier eine Komplettlösung dar, die dafür sorgt, dass sämtliche Unternehmensbereiche und -abteilungen optimal abgedeckt werden, reibungslos miteinander zusammen arbeiten und alles dokumentiert ist und ausgewertet werden kann.

Wir verfügen über mehr als 15 Jahre Erfahrung in der SAP-Beratung, möchten aber auch kleinere Firmen darin unterstützen, ihre relevanten Abläufe kostensenkend durch eine passgenaue Software-Lösung zu optimieren. Hierbei ist es uns wichtig, individuelle Lösungen für den konkreten Bedarf zu entwickeln, die jeder Zeit erweiterbar sind.

Welchen Mehrwert eine individuelle Lösung mit sich bringt

Im Vergleich zur Arbeitsweise mit Tabellen und Textdokumenten ist das Arbeiten mit einer den individuellen Bedürfnissen angepassten Anwendung komfortabel und übersichtlich. Diverse Ebenen werden automatisch miteinander verknüpft und in Beziehung gesetzt, sodass Auswertungen auch zu komplexeren Sachverhalten kein Problem darstellen. Das Risiko wird minimiert, dass irgendwo unbemerkt etwas „anbrennt“. Ebenso wird sichergestellt, dass auch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig bequem an derselben Sache arbeiten können und auf Wunsch die erfolgten Zugriffe und Aktionen sauber dokumentiert werden. Dokumente, die an Kunden geschickt werden, sehen professionell aus und können ohne großen Zeitaufwand erstellt werden. Daten werden je nach gewünschter Filterfunktion durch sogenannte Dashboards ausgewertet und übersichtlich dargestellt, z. B. in Form verschiedener Diagramme.

Die Vorteile unserer Software-Lösungen auf einen Blick:

  • übersichtlich und komfortabel
  • immer und überall verfügbar
  • gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Mitarbeiter am selben Vorgang (klare Zuordbarkeit)
  • Zuweisen unterschiedlicher Rechte und Befugnisse möglich
  • Änderungshistorie möglich
  • Reports: individuell und professionell gestaltete Vorlagen (z. B. Angebote, Rechnunen, Lieferscheine etc.)
  • Auswertungen für interne Zwecke
  • nachhaltig, zeitgemäß, zukunftsfähig